Mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets sind aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken und auch der Schlüssel zu einer modernen, zukunfts-orientierten – weil papierlosen – Ordination.
AUTOREN:
Mag. Iris Kraft-Kinz, Tina Jung, MBA
www.medplan.at
www.medconcept.at
Alles, was bislang in Papierform zwischen Patienten und Ordination ausgetauscht wurde, ebenso wie interne Prozesse, kann digital abgebildet werden. Tablets sind mobil, klein und handlich, verfügen über reichlich Speicherplatz und haben zumeist eine lange Akkulaufzeit. Sie bieten daher ideale Voraussetzungen, Prozesse zu modernisieren und alle Daten von der Patientenaufnahme über die Aufklärung bis hin zur internen Zeiterfassung der Mitarbeiter digital abzubilden. Damit hat das Durchforsten von Ordnern und Papierstapeln, das Entziffern von unleserlichen Notizen und das Nachfassen aufgrund fehlender Informationen oder Unterschriften auch endlich ein Ende. Ein zusätzlicher Nutzen: Die Tablet-Ordination ist unbegrenzt erweiterbar, ohne unübersichtlich zu werden.
Digitalisierung als Patientenservice
Nicht zuletzt die aktuellen Geschehnisse rund um die Corona-Pandemie zeigen den Nutzen von rechtssicheren und von Experten geprüften digitalen Tools, die in der Vergangenheit vielfach vernachlässigt wurden. Ein besonderer Vorteil von mobilen Anwendungen in diesem Zusammenhang: Sie ermöglichen eine kontaktlose Patientenaufnahme. Patienten haben die Möglichkeit, ihre Daten bequem am Tablet einzugeben und Anamnesebögen, Heilkostenpläne und Einverständniserklärungen zu unterschreiben. Alle Daten werden nach der digitalen rechtskonformen Unterschrift direkt im System gespeichert. So entsteht die digitale Patientenakte, die mittels Tablet überall und jederzeit in der gesamten Ordination abrufbar ist. Ein zusätzlicher Benefit: Der Patient kann von zu Hause aus auf ausgewählte Daten und Befunde zugreifen. Weniger persönliche Besuche vermindern auch das Infektionsrisiko, vor allem wird aber der Service für die Patienten erhöht. Als ein Praxisbeispiel dient die Gruppenpraxis „Medico Chirurgicum“ in Wien. „Durch das Ausfüllen und die Beantwortung von Fragen per Tablet empfinden die Patienten die Wartezeit bis zum Arztgespräch kürzer. Das Ausfüllen der Anamnese ist auch online möglich, sodass sich Patienten und Ordinationsmitarbeiter besser vorbereiten können“, gibt Irene Koch, Ordinationsmanagerin bei Medico Chirurgicum, einer Wiener Gruppenpraxis für Chirurgie, Einblick in die Vorteile.
Pro Umwelt & höhere Effizienz in der Praxis
Die Tablet-Ordination setzt in Sachen Umweltschutz ein starkes Zeichen. Was bisher doppelt und dreifach ausgedruckt wurde, inklusive potenzieller Fehlerquellen, erfolgt nun digital, im Übrigen ebenso wie Nachforschungen und Recherchen. Das spart Zeit und Papier. Korrekturen erfolgen online und auch hier muss nicht erneut ausgedruckt werden. In einer Gruppenpraxis mit jährlich rund 9.000 endoskopischen Untersuchungen kann durch die Nutzung von Tablets beispielsweise das Abholzen von 60 Fichten pro Jahr vermieden werden.
Papierlose Zeiterfassung via Tablet
Auch interne Prozesse lassen sich in der Tablet-Ordination digital abbilden wie beispielsweise die Zeiterfassung. Hier lautet die Maxime „Nie wieder Stunden- und Urlaubszettel einsammeln und kontrollieren müssen – und das rechtskonform und so einfach wie möglich!“. Wie in allen Unternehmen in Österreich besteht auch in einer Ordination die gesetzliche Verpflichtung, Arbeitszeit-aufzeichnungen zu führen. Mit der digitalen Zeiterfassung kann jederzeit der Nachweis erbracht werden, dass die gesetzlichen Vorschriften und die vereinbarten Arbeitszeiten, An- und Abwesenheiten oder zulässigen Überstunden eingehalten werden. Darüber hinaus werden auch die Daten für eine exakte Entgeltabrechnung bereitgestellt. „Die Zeiterfassung am Tablet löst endlich unsere händischen Stundenzettel ab und ermöglicht mir als Unternehmerin, mit einem Klick einen Überblick über die Stundenkonten und Abwesenheiten meiner Mitarbeiter zu erlangen. Das spart mir und meinem Team viel Zeit und Nerven im Praxisalltag“, weiß Dr. Kerstin Ortlechner, Fachärztin für Dermatologie in Wien die Vorteile zu schätzen.
KMU.DIGITAL: Förderungen für Ordinationen mit digitalem Aufholbedarf
Als zusätzlichen Anreiz Digitalisierungsprojekte zu realisieren, gibt es vonseiten des Ministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort (BMDW) in Kooperation mit der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) das Förderprogramm „KMU.DIGITAL“. Kleine und mittelgroße Unternehmen und somit auch Ordinationsinhaber können mit „KMU.DIGITAL“ bis zu 9.000 Euro an Förderungen für ihre Digitalisierungsprojekte erhalten, davon bis zu 3.000 Euro für Beratung und bis zu 6.000 Euro für die Umsetzung. Allerdings ist das Fördervolumen erfahrungsgemäß rasch ausgeschöpft. Bei einer Beratungsförderung sind Status- und Potenzialanalysen sowie Strategieberatungen möglich. Aufbauend auf der Beratungsförderung kann eine Umsetzungsförderung beantragt werden:
Status- und Potenzialanalyse: Förderung: 80 % der Beratungskosten, maximal 400 Euro exkl. USt*
Strategieberatung: Förderung: 50 % der Beratungskosten, maximal 1.000 Euro exkl. USt*
In dieser fokussierten Beratung können Ärzte systematisch und themenspezifisch Umsetzungsentscheidungen treffen. Gemeinsam mit dem Berater werden eine ganzheitliche Strategie für die Umsetzung entwickelt und konkrete Maßnahmen geplant.
Umsetzungsförderung: Projektvolumen: 3.000 bis 30.000 Euro
Förderung: 30 % des Projektvolumens, maximal 6.000 Euro exkl. USt*
Eine Beratungsförderung ist immer Voraussetzung für die Inanspruchnahme der Umsetzungsförderung!
Förderungsfähig sind aktivierungspflichtige Neuinvestitionen (materiell und immateriell) sowie die Leistungen externer Anbieter (z. B. Programmiertätigkeit, (Cloud-)Softwarelizenzen), die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Investitionsprojekt stehen.
Kosten für (Cloud-)Softwarelizenzen können im Projektzeitraum für maximal 12 Monate gefördert werden.
Nähere Informationen unter: www.kmudigital.at
* Da Mediziner nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, gelten in diesem Fall die Bruttobeträge
