Personalkosten: Wie viele Mitarbeiter verträgt Ihre Ordination?

Richtig kalkulierte Personalkosten sind entscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg einer Arztpraxis. Was bei der Kalkulation beachtet werden sollte.

Mag. Iris Kraft-Kinz

AUTORIN: Mag. Iris Kraft-Kinz
Steuerberaterin, Unternehmensberaterin MEDplan
iris.kraft-kinzmedplan.at
www.medplan.at

Der Ordinationserfolg steht und fällt mit den Mitarbeitern. Natürlich sind Fachkenntnisse, Geschick und Engagement des Arztes das Um und Auf. Aber nur mit motivierten und tüchtigen Mitarbeitern lässt sich eine Praxis erfolgreich führen und weiterentwickeln – und die kosten Geld. Dabei setzen sich die Gesamtkosten pro Mitarbeiter aus unterschiedlichen Gehalts- und Lohnkomponenten sowie gesetzlichen und freiwilligen Aufwendungen zusammen.

Damit müssen Ärzte rechnen

Gehen wir davon aus, dass eine Kandidatin für eine Ordinationsassistentenstelle ein Gehalt von rund 2.500 Euro brutto pro Monat verdienen möchte. Was bedeutet dieses Gehalt für den Arzt als Dienstgeber? Und wieviel bekommt die Kandidatin netto ausbezahlt? Um diese Kosten zu berechnen – dafür bieten sich zahlreiche Online-Rechner an – benötigt man den monatlichen Bruttolohn des Arbeitnehmers. Auf dieser Basis kann man für den Dienstnehmer Nettolohn, Sozialversicherung und Lohnsteuer berechnen. Die Kosten für den Arbeitgeber umfassen den Dienstgeberanteil zur Sozialversicherung, den Beitrag zur betrieblichen Vorsorgekasse, den Dienstgeberbeitrag und die Kommunalsteuer.

Welche Kosten- und Abgabenkomponenten bzw. Abrechnungsdetails sind dem Lohnzettel zu entnehmen?

1. Der Bruttobezug stellt jenen Betrag dar, von welchem die Sozialversicherungsbeiträge und die Lohnsteuer und weitere Abgaben berechnet werden.
2. Abgerechnete Monatstage für Sozialversicherung, Lohnsteuer. Im Bereich Lohnsteuer und Sozialversicherung hat ein Monat immer 30 Kalendertage. Bei untermonatigem Ein- oder Austritt werden die Tage aliquot berechnet.
3. Bemessungsgrundlage für laufende Bezüge (wie z. B. Gehalt, Zulage, Überstunden) für die Sozialversicherung (Kranken-, Pensions-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung). Die monatliche Höchstbeitragsgrundlage für 2023 beträgt € 5.850,–.
4. Dienstnehmeranteil zur Sozialversicherung für laufende Einkünfte: Im Normalfall 18,12 % (für Angestellte und Arbeiter) der Bemessungsgrundlage (vergleiche Punkt 3)
5. Alleinverdiener-/Alleinerzieherabsetzbetrag: In diesem Feld steht, ob das Formular E30 beim Dienstgeber eingereicht wurde.
6. Jobtickets sind Wochen-, Monats- oder Jahreskarten für öffentliche Verkehrsmittel, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
7. Bei Auszahlung von Erschwernis-, Schmutz- und Gefahrenzulagen sowie SFN-Zuschlägen. Diese Auszahlungen reduzieren die Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer.
8. Freibetrag laut Freibetragsbescheid des Finanzamtes. Dieser vermindert die Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer und muss vom Dienstnehmer an den Dienstgeber weitergegeben werden. Zu beachten ist, dass ein Dienstnehmer mit Freibetragsbescheid eine Pflichtveranlagung („Arbeitnehmerveranlagung“) machen muss.
9. Pendlerpauschale, welche die Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer vermindert.
   Beachte: Dafür muss der Dienstnehmer das Formular L34 des Pendlerrechners abgeben.
10. Pendlereuro (neu seit 01.01.2013): Wenn ein Dienstnehmer die Pendlerpauschale beantragt, muss er die Kilometeranzahl für eine Richtung angeben. Diese Kilometeranzahl mal 2, durch 12 ist gleich dem Pendlereuro. Dieser vermindert direkt den Lohnsteuerbetrag und nicht die Bemessungsgrundlage.
11. Jahressechstel: Das Jahressechstel ist der Wert von durchschnittlich zwei Monatsbezügen. Bis zu diesem Wert sind das 13. und 14. Gehalt  nach Abzug eines Freibetrages von € 620,– mit dem festen Steuersatz (6 %) zu versteuern.
12. Jahressechstelüberhang: Wenn das Jahressechstel bereits ausgeschöpft ist (meistens bei zusätzlichen Sonderzahlungen zutreffend), gibt es einen Jahressechstelüberhang, d. h. Sonderzahlungen werden nicht mit 6 % versteuert, sondern der Betrag wird zur laufenden Bemessungsgrundlage der Lohnsteuer addiert. In diesem Feld sehen Sie den Betrag, der nicht mit 6 % versteuert wird (also voll steuerpflichtig ist).
13. Lohnsteuerbemessungsgrundlage für das laufende Entgelt (Gehalt, Überstunden etc.): Diese setzt sich aus den lohnsteuerpflichtigen Bruttobezügen, vermindert um den SV-Beitrag und die Freibeträge, zusammen.
14. Betrag der Lohnsteuer für laufende Einkünfte.
15. Gesetzliche Abzüge (alle Abzüge der SV laufend, SV-Sonder­zahlungen, Lohnsteuer laufend und Lohnsteuer-Sonderzahlungen zusammengerechnet).
16. Auszahlungsbetrag: Betrag, der an den Dienstnehmer überwiesen wird.
    
    Dienstgeberanteile
17. Bemessungsgrundlage für den Mitarbeitervorsorgebeitrag, welcher sich aus den sozialversicherungspflichtigen Bruttobezügen inkl. Sachbezug, Sonderzahlungen etc. zusammensetzt und ab dem zweiten Monat des Dienstverhältnisses zahlbar ist. Der MV-Beitrag ist in der Regel bei Dienstnehmern, deren Eintritt am oder nach dem 1.1.2003 erfolgt ist, zu entrichten.
18. BV-Beitrag: ist gleich 1,53 % der Bemessungsgrundlage aus Punkt 17. Hinweis: Es gibt keine Höchstbeitragsgrundlage!
19. Kommunalsteuer (3 % vom gesamten Bruttobezug) und Wiener Dienstgeberabgabe („U-Bahnsteuer“: für Wiener Betriebe beträgt diese € 2,–/Dienstnehmer/Woche), welche an die Gemeinde zu zahlen sind.
20. Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds („DB“) (3,7 % oder 3,9 % vom gesamten Bruttobezug) an das Finanzamt.
21. Dienstgeberbeitrag für die Sozialversicherung.
22. Dienstgeberabgabe U-Bahn

Wie viele Mitarbeiter verträgt eine Ordination?

Personalkosten sind in den meisten Ordinationen der größte Kostenfaktor mit einem Anteil von 15 % bis 19 % an den Ordinationseinnahmen. Sie sind abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, der Höhe der Bruttogehälter und der jeweiligen Fachrichtung.
Je nachdem, in welchem Fach ein Arzt tätig ist, kann man sich an folgenden Benchmarks orientieren und prüfen, ob der Anteil der Personal­kosten im Vergleich zu den Einnahmen jenem der Kollegen entspricht.
Personalkosten sollten jedenfalls genau und gewissenhaft kalkuliert werden – gerne auch mit Unterstützung Ihres Steuerberaters. Mitarbeiter sind teuer – aber für den Ordinationserfolg jeden Cent wert.