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Praxisoptimierung: SERIE: 360° Praxisoptimierung

Teil 1: Mitarbeiterzufriedenheit – praktische Tipps und Denkanstöße zur Steuerung Ihrer Arztpraxis.


ISTOCKPHOTO/ TONEFOTOGRAFIA

Tina Jung, MBA. Foto: zvg

Im Beratungsalltag erhalten wir immer wieder die gleiche Frage von Ordinationsinhabern: „Meine Zahlen sind ganz gut – aber was kann ich tun, um meine Praxis zukunftsfit aufzustellen und nachhaltig zu optimieren?“
Möglicherweise geben wir Tipps, die Ihnen bekannt sind, andere werden für Sie neu sein. Wichtig ist, dass Sie jeden Tipp auf die Anwendbarkeit in Ihrer Praxis überprüfen. Denn wie in allen anderen Bereichen auch gibt es bei der Praxisoptimierung keine allgemeingültige Formel, die für alle Praxen zutrifft. Wichtig zu erwähnen: Alle von uns genannten Erfolgsfaktoren und Umsetzungstipps stehen in Abhängigkeit voneinander und können somit nicht losgelöst voneinander betrachtet werden.

Fluktuation und Personalsuche

Immer häufiger sind unsere Klienten von den steigenden Fluktua­tionsraten betroffen und spüren, wie schwierig und langwierig sich die Personalsuche gestaltet, selbst mit Unterstützung von professionellen Personalvermittlungsagenturen. Während in der Vergangenheit Arbeitsverhältnisse langfristig eingegangen wurden, ist es heute üblich, bereits nach zwei oder drei Jahren den Arbeitsplatz zu wechseln. Und das führt zwangsläufig dazu, dass das Thema Mitarbeiterzufriedenheit einen immer größeren Stellenwert in der Ordination einnimmt.
Zufriedene Mitarbeiter bilden die Basis des Ordinationserfolges und sind Ihre wichtigste Ressource. Auch darf nicht vergessen werden, dass Mitarbeiter in den meisten Fällen mehr Zeit mit den Patienten verbringen als der behandelnde Arzt. Daher ist es so wichtig, gute Mitarbeiter zu fördern und zu binden. Doch was sind, neben einem angemessenen und wertschätzenden Gehalt, die wichtigsten Voraussetzungen für zufriedene Mitarbeiter und wie kann man diese effektiv fördern?

Mangelnde Kommunikation

Eine Studie des Instituts IFABS zeigt, dass nahezu die Hälfte aller befragten Praxismitarbeiter insbesondere die Kommunikation mit dem Praxisinhaber als nur ausreichend bis ungenügend empfindet. Häufigster Kritikpunkt der Befragten sind fehlende Informationen. Dazu zählen unter anderem:

  • zu wenig Informationen von den Ärzten, wie etwa die Ankündigung von Urlaub
  • keine regelmäßigen Besprechungen
  • zu wenig detaillierte Informationen
  • ausweichende Antworten oder Fragen werden abgeblockt
  • auf Vorschläge der Mitarbeiter wird nicht eingegangen
  • in Praxen mit mehreren Ärzten erhält man zu gleichen Fragestellungen verschiedene Informationen

Diese fehlende Kommunikation erschwert nicht nur die Arbeit, sondern führt vor allem zu einer hohen Frustration im Team und verhindert eine Weiterentwicklung der Praxis, da auf Verbesserungsvorschläge aus dem Team nicht eingegangen wird.

Klare Verantwortlichkeiten in der Praxis

Um Aufgaben zufriedenzustellend erledigen zu können, braucht es neben der Fähigkeit an sich auch Erfahrung und Routine. Aus der Praxis wissen wir, dass in Ordinationen, in denen Mitarbeiter klare Verantwortlichkeiten haben, deutlich weniger Probleme entstehen, als wenn die Zuständigkeiten ständig wechseln. Und weniger Probleme führen zu einem besseren Betriebsklima, deutlicher Entlastung der Ärzte und Mitarbeiter und somit auch zu verbesserten Abläufen.

„Der Chef wird es schon richten“-Mentalität

In vielen Praxen herrscht ein falsches Führungsverständnis, die „Alles im Griff“- oder „Der Chef wird es schon richten“-Mentalität. Aber nur eigenverantwortliches Arbeiten sorgt für zufriedene und produktive Mitarbeiter. Erarbeiten Sie beispielsweise ein umsatz- oder ziel- bzw. projektbezogenes individuelles Bonussystem. Es muss nicht immer ein monetärer Bonus sein – denn der Effekt „verpufft“ erfahrungsgemäß schnell. Immer beliebter werden Anreizmöglichkeiten wie Gutscheine, Teamausflüge oder auch ein Zuschuss zur Kinderbetreuung. Das Zauberwort hierbei ist definitiv „Wertschätzung Ihrer Mitarbeiter“.

In der nächsten Ausgabe lesen Sie:
Teil 2: Patientenzufriedenheit
Teil 3: Standards & Organisation &
Teil 4: Wirtschaftlichkeit folgen

Tipp Nr. 1

Führen Sie regelmäßige Teammeetings ein und machen Sie Themen „besprechbar“, indem Sie mit Visualisierungen arbeiten! Die Empfehlung lautet
mindestens einmal wöchentlich. Unsere Erfahrung zeigt, dass diese Kombination am erfolgversprechendsten ist!

Checkliste für erfolgreiche Teammeetings:

✓ Kann die Teambesprechung störungsfrei ablaufen?
✓ Nehmen alle Teammitglieder an der Besprechung teil?
✓ Ist der Informationsfluss zu verhinderten Teammitgliedern (Krankheit, Urlaub) gewährleistet?
✓ Wird ein Protokoll erarbeitet?
✓ Werden Themen für die Besprechung laufend „gesammelt“?

Tipp Nr. 2

Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten, z.B. durch die Erarbeitung von Stellenbeschreibungen. Im Rahmen dessen sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Sind Aufgaben und Kompetenzen für alle Mitarbeiter definiert und zwischen den Mitarbeitern koordiniert?
  • Funktioniert die Definition der Arbeitsgebiete in der Ablauforganisation?
  • Existieren Ziele für die Arbeit und haben diese eine Relevanz im Alltag?

Tipp Nr. 3 & 4

Stärken Sie die

  • Eigenverantwortung und
  • die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter
  • mithilfe unserer Checkliste:

✓ Richtung vorgeben: Was ist das Ziel der Ordination, und was kann jeder einzelne Mitarbeiter zur Zielerreichung beitragen?
✓ Offene Feedback-Kultur leben: Was passiert, wenn Mitarbeiter Kritik äußern oder Fehler zugeben?
✓ Zielsysteme etablieren: Wie können Mitarbeiter vom wirtschaftlichen Erfolg der Praxis profitieren?


AUTORIN:
Tina Jung, MBA
MEDconcept Unternehmens-beratung GmbH
www.medconcept.at


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